Metode Seleksi Proyek

Organisasi mengidentifikasikan beberapa proyek potensial sebagai bagian dari proses perencanaan strategis, akan tetapi daftar proyek potensial membutuhkan penjelasan lebih lanjut untuk dipilih proyek-proyek mana yang menguntungkan. Pemilihan proyek bukanlah ilmu pasti, tetapi merupakan bagian kritis dari manajemen proyek. Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk menyeleksi proyek, antara lain :

 Fokus pada kebutuhan organisasi

 Kategorisasi proyek teknologi informasi

 Pengukuran proyek berdasarkan analisis nilai investasi proyek

 Menggunakan model skor terbobot (weighted scoring model)

Fokus pada kebutuhan Organisasi

Manajer senior harus dapat mempertemukan antara berbagai kebutuhan organisasi yang berbeda-beda dengan proyek apa yang akan dilaksanakan. Suatu proyek yang didasarkan pada kebutuhan organisasi biasanya akan berhasil dengan sukses karena pentingnya produk proyek itu bagi organisasi. Walaupun kadang-kadang sulit mengukur atau memperkirakan nilai proyek dari sisi keuangan, akan tetapi biasanya setiap orang akan setuju bahwa proyek memiliki nilai manfaat yang tinggi dan harus dilaksanakan ketika proyek itu memang terkait dengan kebutuhan organisasi. Pemilihan proyek berbasis pada kebutuhan organisasi memiliki 3 (tiga) kriteria penting :

1. Kebutuhan (need)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan pertimbangan kebutuhan organisasi. Kesepakatan dari semua level organisasi bahwa proyek teknologi informasi yang akan dilaksanakan memiliki arti penting untuk mendukung proses bisnis.

2. Pembiayaan (funding)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan kemampuan pendanaan atau pembiayaan proyek. Berdasarkan analisis proses bisnis, dimungkinkan muncul beberapa alternatif proyek yang harus dilaksanakan. Akan tetapi, mengingat keterbatasan sumberdaya organisasi, khususnya biaya proyek, perlu dilakukan seleksi proyek mana yang diprioritaskan. Masalah pembiayaan proyek akan menjadi masalah tersendiri manakala pembiayaan proyek hanya ditanggung oleh organisasi sendiri dan tidak melibatkan sponsor atau stakeholder eksternal.

4

3. Dukungan (will)

Yaitu kriteria pemilihan proyek berdasarkan besarnya dukungan organisasi akan keberhasilan proyek.

Manajer CEO (Chief Executive Officer) biasanya mampu mendeskripsikan kebutuhan organisasi. Sebagai contoh, kebutuhan akan pentingnya peningkatan kemampuan komunikasi. Akan tetapi, mereka biasanya tidak mampu mendeskripsikan bagaimana cara meningkatkan kemampuan komunikasi tersebut. Sebuah proyek upgrade teknologi informasi justru mungkin akan diawali dengan membangun infrastruktur teknologi informasi, menyediakan akses informasi bagi semua pegawai, kustomer, dan supplier dengan menyediakan hardware dan software yang mereka perlukan.

Kategorisasi Proyek Teknologi Informasi

Metode lain yang dapat digunakan untuk seleksi proyek adalah metode kategori proyek berdasarkan penggerak/pemicu proyek apakah problem-solving, opportunities atau directive.

 Problem-Solving ; Proyek teknologi informasi yang dilaksanakan dalam rangka untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi dalam organisasi, atau dalam rangka mengantisipasi kemungkinan terjadinya masalah. Dalam hal ini, besar kecilnya proyek teknologi informasi biasanya juga akan dipengaruhi oleh besar kecilnya level permasalahan itu sendiri. Sebagai contoh, perusahaan saat ini tengah dilanda krisis kepercayaan dari kustomer akibat kurang akuratnya informasi yang diterima oleh kustomer. Atas beberapa keluhan yang terjadi maka perusahaan membuat rencana proyek teknologi informasi dengan membangun sistem informasi terpadu yang mengintegrasikan berbagai data dan informasi dalam lingkup corporate lintas bagian.

 Opportunity ; Proyek teknologi informasi yang dilaksanakan oleh karena adanya kesempatan untuk meningkatkan atau memperbaiki kinerja organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mungkin meyakini bahwa penjualan akan meningkat apabila sistem penjualan dapat dilakukan secara langsung melalui internet. Perusahaan kemudian membuat perencanaan proyek teknologi informasi dengan membangun situs jual beli online (e-commerce).

 Directive ; proyek teknologi informasi yang dilaksanakan atas dasar permintaan manajemen, pemerintah atau pengaruh eksternal lainnya. Sebagai contoh, katakanlah selama ini perusahaan masih menggunakan sistem konvensional untuk menangani transaksi-transaksi bisnis dengan kustomer. Ketika sebagian besar kustomer kemudian banyak yang menggunakan format-format EDI (electronic data interchange) untuk transaksi-transaksi bisnis mereka, pihak manajemen mungkin berpikiran untuk merencanakan proyek teknologi informasi guna menyesuaikan kebiasaan kustomer dengan mengimplementasikan sistem yang dapat mengelola format-format EDI tersebut. Proyek ini sebenarnya tidak murni dipicu oleh problem, akan tetapi dipicu oleh perilaku kustomer. Contoh lain, sebuah departemen mungkin akan merencanakan proyek pengembangan teknologi informasi ketika kebijakan pemerintah pusat menuntut adanya sistem birokrasi berbasis IT.

Posted in: